Belge Askı ve İptal Prosedürü

PR 12 — Rev.04 — 03.12.2018

  1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, belgelendirilmiş müşterilerin belgelerinin askıya alınması, askı durumunun kaldırılması ve iptali ile ilgili işleyişi açıklamak, yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

  1. KAPSAM

Bu prosedür, sistem ve ürün belgelendirme akreditasyonu kapsamındaki bütün belgelerin askıya alınması, askı durumunun kaldırılması ve iptali ile ilgili yapılan tüm faaliyetlerini kapsar.

3.TANIMLAR

Uyarı: Belgenin askıya alınmasından önce belgelendirilmiş müşteriye kural dışı durumları ortadan kaldırması için yapılan ikazdır.

Belgenin Askıya Alınması: Belgelendirilmiş müşterinin, sözleşmede, referans standartlarda veya normatif dokümanlarda ve TB prosedürlerinde bulunan koşulları yerine getirmemesi sebebiyle belge geçerliliğinin ilgili koşullar yerine getirilene kadar geçici olarak kaldırılmasıdır.

Belgenin İptal Edilmesi: Belgelendirilmiş müşterilerin, sözleşmede, referans standartlarda veya normatif dokümanlarda ve TB prosedürlerinde bulunan koşulları yerine getirmemesi sebebiyle belge geçerliliğinin kalıcı olarak kaldırılmasıdır.

4.UYGULAMA  

 4.1. Genel

 Belge Askıya alma veya Belge İptal Kararı verilmesi Belgelendirme komitesi sorumluluğundadır.

Belgelendirilmiş müşterilerin, belgelerinin askıya alınması ve iptali hakkında kuruluşumuz tarafından verilen her türlü karara itiraz etme hakkı saklı olup, yapılan itirazlar, İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Prosedürü ’ ne göre değerlendirilir.

4.2. Uyarı

 Askıya alma gerekçelerinin ortaya çıkması durumunda Belgelendirme Koordinatörü tarafından müşteriye ilgili kural dışı durumları ortadan kaldırması için uyarıları da içeren bir yazı gönderilir. Uyarı sebebi 30 günden fazla olmamak kaydıyla TB tarafından belirlenen sürede bertaraf edilmelidir. Eğer bu zaman zarfında uyarı sebebi bertaraf edilmezse askıya alma gerçekleştirilir. Askıya alma durumunda, Genel Müdür, askıya almanın hangi şartların yerine getirilmesi durumunda ortadan kaldırılacağı hususunda müşteriyi, Tescili Askıya Alma Bildirim Formu ile yazılı olarak bilgilendirir.

4.3. Belgenin Askıya Alınması için Gerekçeler ve Askıya Alma Süreleri

4.3.1. Belge aşağıdaki şartların oluşması durumunda, Belgelendirme Komitesi kararı ile altı (6) ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır.

 

No Askıya alınma sebebi Askı süresi ve İptali
1 Denetimlerde majör ve minör uygunsuzluk olmasında Belirlenmiş sürelerde giderilmemesi durumunda (3 ay) belge askıya alınır. Askı süresinin dolumuna kadar uygunsuzlukların kapatılmaması durumunda belge iptal edilir veya kapsamda daraltma yapılır.

 
2 Belgelendirme kapsamında yer alan ürün/hizmete ilişkin, ilgili standart dışında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmemesi, Belgenin askıya alınmasına ve askı süresi sonunda düzeltilmemesi durumunda iptaline karar verilir.
3 Sözleşme şartlarına uyulmaması             (logo kullanım, ücret v.b. gibi şartlarına uymamak)

 

İtiraz ve Şikayetlerin değerlendirilmesi prosedürü çerçevesinde firmadan düzeltici faaliyet istenilir. Direkt belgenin askıya alınması ve firmadan düzeltici faaliyet istenmesi.

 

 Düzeltici faaliyetin süresi en fazla 3 aydır. Bu süre aşılırsa veya düzeltici faaliyet gerçekleşmezse belge askıya alınır ve EK 3 ay daha süre tanınır. Yine olumsuz ise belge iptaline karar verilir (tüm kararlar BK tarafından verilir). Düzeltici faaliyetin süresi en fazla 3 aydır. Bu süre aşılırsa veya düzeltici faaliyet gerçekleşmezse belgenin iptaline karar verilir (tüm kararlar Belgelendirme Kurulu tarafından verilir).
4 Planlanan denetimin 2 aydan fazla ertelenmesi, yazılı gerekçe alınarak Belgelendirme Kuruluna sunulur

 

 En fazla 2 ay olmak üzere EK süre verilir. (adres değişikliği vb durumlarda) EK süre sonunda yine denetim yapılmazsa belgenin iptaline karar verilir. Tüm erteleme süresi belgelendirme tarihi itibari ile 12 ayı geçemez. Geçmesi durumunda belge iptal edilir.
5 Herhangi bir sebepten  ( grev, doğal afetler, üretim / hizmetin durması v.b.) dolayı firmanın istemesi durumunda. Belgelendirme Koordinatörü kararı ile en fazla 6 ay askı süresi, sonrasında denetim yapılmazsa iptaline, denetim yapılırsa normal belgelendirme prosedürü işletilir.
6 Firmanın yasal uygunluğunu kaybetmesi. Bunu gösteremez duruma düşmesi Belgenin acilen iptaline karar verilir.
7 Firmanın 1.Gözetim Denetiminin, belgelendirme denetiminin Aşama 2 denetim tarihini geçmeyecek şekilde 1 yıl içinde gerçekleştirilmiş olması gerekir. Firmanın, haklı gerekçe bildirmeden, denetimi erteleme talebinde bulunması durumunda belge askıya alınır. Askı süresi sonunda denetim gerçekleşmezse belgenin iptaline karar verilir.
8 Geçici sahaya sahip iş alanlarında faaliyet gösteren firmaların sahip oldukları geçici saha sayısına göre örnekleme yapılarak denetim planlanır. Firmanın denetim yapılacağı sırada sahası yok ise denetim gerçekleştirilmez. Firma, ilk gözetime kadar iş alamadığını beyan edip saha gösteremediği takdirde, ilk ara denetim sırasında belge askıya alınır.
9 Firma TB tarafından yapılan denetimlerde; denetim standardının uygunluğunu gösterecek yeterli objektif delilleri sunmalıdır. Obtektif delillerin gösterilememesi belgelendirmenin askıya alınması veya iptalini gerektirir.
10 Firmaların FR32 belgelendirme sözleşmesindeki kurallara uymaması Belgesi askıya alınır.

4.4. Belgenin Askı Durumunun Kaldırılması (Aktif Hale Getirilmesi)

Askı durumunun ortadan kalkabilmesi için, müşterinin askı gerekçelerinin ortadan kalktığını bildiren bir yazı ve komite tarafından gerekli görülmüş ise ilave kanıtları da ekleyerek başvurması gerekir.

Denetimin gerekli olduğu durumlarda, ilgili askıya alma gerekçelerinin ortadan kalktığının doğrulanması amacı ile kişi veya kuruluşta bir denetim yapılır. Askıdan alma için yapılacak denetimin türü, içeriği ve denetim süresi askıya almanın nedenine bağlı olarak değişiklik gösterir. Denetimin gerekli olmadığı durumlarda müşterinin ilgili yazı ve ekleri ile yaptığı başvuru ya da denetim gerekli ise denetim sonucunda uygunluğu doğrulanan müşterinin Belgelendirme Komitesi tarafından değerlendirmesi yapılır.

Askının kaldırılması kararı verilir ise, serbest formatlı bir “askının kaldırılması yazısı” oluşturulur, Sistem Belgelendirme Koordinatörü ne bildirilir. Müşteri bilgilerinin, Belgelendirilmiş Kuruluşlar Listesi’ne tekrar kaydı yapılır. Web sitesi de gözden geçirilerek gerekli düzenlemeler ve güncellemeler yapılır ve müşterinin bilgileri Belgesi Askıya Alınan ve İptal Edilen Kuruluşlar Listesi’nden çıkarılır.

Askı durumunun devamı yönünde karar verilirse “4.3” maddesine göre tekrar işlem başlatılır.

4.5. Belgenin İptali

Belgenin İptal Şartları;

TB ’den belge alan firmalarla ilgili olarak aşağıdaki durumların herhangi biri tespit edilmesi durumunda geçerli veya askıya alınmış olan belgesi, Belgelendirme Komitesi kararı ile iptal edilir. Belgesi iptal edilen firmaya bu konu ile ilgili durum derhal bildirilerek belgenin kullanımı önlenir. Bu durumların takibinden Yönetim Temsilcisi sorumludur.

  • Firmanın iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
  • Firmanın Yönetim Sistemi Belgesi kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda kullanması,
  • Askıya alınma süresinin dolması,
  • Ücretlerin ödenmemesi,
  • Denetimler esnasında yanlış bilgiler verilmesi,
  • Belgenin yanlış kullanımı sonucunda,
  • Belge geçerlilik süresince firmanın kalite yönetim sistemini uygulamaması durumunda,
  • Firmanın tüzel kişiliğin değişmesi durumunda,
  • Firmanın kendi isteği durumunda,
  • Belge üzerinde oynandığının tespiti durumunda,
  • Gözetim denetim teklifinin kabul edilmemesi durumunda denetimin planlanamaması
  • Firmaların FR32 belgelendirme sözleşmesindeki kurallara uymaması durumunda belgeleri iptal edilir.

İptal Edilme Süreci;

Belgelendirme Koordinatörü,  müşteriye Belge İptal Formunu göndererek şunları ister:

  • Belgelendirmenin ve tescilin devam etmemesi isteğini yazılı olarak bildirmesini
  • Sertifikalarını TB’ye geri göndermelerini
  • Acilen TB logosu kullanımını durdurmalarını veya herhangi bir şekilde firmalarının sertifikalı olduğunu belirten işlemleri durdurmalarını
  • Müşteriler aynı zamanda iptalden sonra sertifikasyona atfen yanlış bilgiler olması halinde, yasal işlemleri ve/veya ihlalin kamuya duyurulması gibi işlemlere maruz kalabilecekleri hakkında bilgilendirilecektir.

İlgili müşteri dosyası, kapanan işler dosyasına koyulabilmesi için son kez gözden geçirilmesi için Belgelendirme Koordinatörüne, verilecektir.

İletişim sorumlusu bundan sonra konu ile ilgili olarak TB resmi internet sayfasında Belgeli Firmalar veya Belgesi Askıya Alınmış olan Firmalar Klasöründe bulunan ilgili firmayı listeden çıkararak Belgesi İptal Edilmiş Firmalar klasörüne koyacaktır.

İptalin sebebi bir şekilde TB’nin performansı ile veya müşterinin TB ile ilgili memnuniyetsizliğinden kaynaklandığının tespiti durumunda, konu ile ilgili Belgelendirme Müdürü tarafından düzeltici faaliyet açılarak konu Genel Müdürün dikkatine sunulacaktır.

Müşteri dosyası daha sonra arşive Kapanan İşler Dosyasına kaldırılacaktır.